견적서 자동 생성
상담 내용과 필요한 항목만 넣으면 내 단가표를 기준으로 견적서가 양식에 맞춰 만들어지고, PDF로 바로 보낼 수 있습니다.
- 현재 사용 도구
- 예전 견적서 엑셀 파일 복사본, 한글 양식, 메일 첨부
- 평균 처리시간
- 견적 1건에 40분~1시간 30분, 복잡한 건은 반나절
- 월간 처리량
- 월 5~30건의 견적 요청
- 예상 구축기간
- 1주 이내
이런 분께 필요합니다
- 문의를 받을 때마다 직접 견적서를 만드는 1인 사업자
- 항목과 단가가 매번 조금씩 달라지는 맞춤형 서비스를 파는 분
- 견적 회신이 늦어 계약을 놓쳐본 경험이 있는 분
- 예전 견적서를 복사해 쓰다 이전 고객 정보를 남긴 적이 있는 분
- 할인과 부가세 계산을 매번 손으로 하는 분
지금은 이렇게 일합니다
- 1
상담 내용 정리
통화나 미팅에서 들은 요구사항을 메모에서 다시 뽑아 정리합니다.
- 2
예전 견적서 찾기
비슷했던 건의 엑셀 파일을 찾아 복사한 뒤 새 이름으로 저장합니다.
- 3
항목과 금액 수정
항목을 지우고 더하면서 수량, 단가, 할인율을 하나씩 고쳐 넣습니다.
- 4
합계와 부가세 확인
총액과 부가세가 맞는지 계산기로 다시 두드려 봅니다.
- 5
PDF 변환과 발송
PDF로 저장한 뒤 메일 본문을 써서 첨부해 보냅니다.
이런 점이 힘듭니다
- 견적마다 엑셀을 열어 고치느라 문의를 받고도 회신이 하루씩 밀립니다
- 복사해 쓰다 보면 이전 고객 이름이나 지난 단가가 그대로 남습니다
- 수량과 단가를 고치다 합계나 부가세 계산이 어긋납니다
- 회신이 늦어 이미 다른 곳과 계약했다는 답을 받습니다
- 어떤 고객에게 얼마로 견적을 냈는지 파일이 흩어져 찾기 어렵습니다
- 같은 서비스인데 그때그때 다른 금액을 부른 적이 있습니다
이렇게 자동화합니다
1. 단가표 정리
내가 파는 항목과 기준 단가, 자주 쓰는 옵션과 할인 기준을 한 곳에 정리합니다.
2. 견적서 양식 확정
로고, 사업자 정보, 유효기간, 입금 조건 등 매번 들어가는 내용을 담은 양식을 한 번 만들어 둡니다.
3. 입력 창구 만들기
고객명과 필요한 항목·수량만 넣으면 되는 간단한 입력 자리를 만듭니다.
4. 금액 자동 계산 연결
단가표를 기준으로 수량·할인·부가세가 자동 계산되어 합계까지 채워지게 합니다.
5. 상담 내용에서 항목 뽑기
상담 메모를 넣으면 필요한 항목이 무엇인지 AI가 추려 초안에 채워 넣습니다.
6. PDF 생성과 발송
완성된 견적서를 PDF로 만들고 안내 메일 문구까지 함께 준비해 바로 보냅니다.
7. 발송 이력 쌓기
누구에게 언제 얼마로 보냈는지 자동으로 기록되어 나중에 바로 찾아봅니다.
- 입력
- 내 단가표, 상담 메모, 고객 정보, 필요한 항목과 수량
- 출력
- 완성된 견적서 PDF, 안내 메일 문구, 고객별 견적 발송 이력
주요 기능
기대 효과
정량효과
작성 시간 단축
건당 1시간 안팎 걸리던 작성이 항목 확인과 검토 수준으로 줄어듭니다.
회신 속도 개선
하루씩 밀리던 견적 회신을 상담 직후에 보낼 수 있게 됩니다.
금액 오류 감소
손으로 고치며 생기던 합계·부가세 계산 실수가 줄어듭니다.
정성효과
기회 손실 방지
빠른 회신으로 다른 곳에 먼저 넘어가는 문의가 줄어듭니다.
가격 기준의 일관성
같은 서비스에 같은 기준이 적용되어 가격을 설명하기 편해집니다.
정돈된 첫인상
양식이 갖춰진 견적서가 규모와 관계없이 신뢰감 있는 인상을 만듭니다.
구축 범위
기본형
- 단가표와 옵션·할인 기준 정리
- 견적서 고정 양식 설정
- 수량·할인·부가세 자동 계산
- PDF 견적서 생성
확장형
- 상담 메모에서 견적 항목 자동 추출
- 안내 메일 문구 자동 작성과 발송
- 고객별 견적 이력 관리
이 자동화, 내 일에 적용하고 싶다면
지금 하는 일과 가장 시간을 뺏기는 업무를 알려주시면, 구축 범위와 기간·방법을 안내해 드립니다.
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